Werken in Coronatijd (7) | Je nieuwe baan vanuit huis starten

In de rubriek Werken in Coronatijd omschrijf ik wat voor invloed Corona heeft op het arbeidsleven van mensen in onze samenleving. De voorgaande artikelen binnen deze rubriek waren gastblogs van diverse toffe mensen die maar al te graag vertelden wat voor invloed Corona heeft op hun baan. Ditmaal wil ik er zelf iets over vertellen. Op 1 oktober 2020 ben ik begonnen als trainee beleidsmedewerker. Mijn eerste "grote mensenbaan". Als nieuwe werknemer starten in een tijd van thuiswerken, Teamvergaderingen en voorzichtig doen, is natuurlijk totaal anders dan wanneer je dagelijks naar locatie gaat. In dit artikel vertel ik meer over mijn ervaring.

Korte en krachtige fysieke meetings

Het is een tijd van verandering, omschakelen en aanpassen. Op 1 oktober ging ik als kersverse beleidsmedewerker naar het hoofdkantoor van mijn organisatie. Niet om mijn werkdag direct te starten, maar om spullen op te halen: laptop, telefoon, toegangspassen en wat documenten. Alles om mijn werk zo goed mogelijk te kunnen doen, vanuit huis. Omdat ik een traineeship volg samen met andere trainees, waren we in twee groepen opgedeeld om onze spullen op het hoofdkantoor op te halen. Toen heb ik dus een aantal van mijn collega trainees fysiek gezien, maar ook dat was van korte duur. Na het spullen ophalen, moest ik direct weer het gebouw verlaten en begon ik op 2 oktober dan echt vanuit huis in de ochtend met een Teamoverleg met de andere trainees. 

Op maandag 5 oktober begon ik op mijn eigen afdeling binnen de organisatie. Ook toen mocht ik even naar kantoor komen. Ditmaal op de locatie waar ik kom te werken (mijn organisatie heeft meerdere locaties). Daar had ik voor het eerst een fysieke ontmoeting met mijn leidinggevende. Hij leidde me rond door een bijna leeg kantoorgebouw, wat wel een gekke gewaarwording is eigenlijk. Normaal zit het er bomvol mensen, maar nu zat er bijna niemand en moest ik mijn fantasie maar gebruiken als mijn leidinggevende vertelde welke afdeling in welk hokje zat. Toch vond ik het fijn om mijn leidinggevende fysiek even te ontmoeten en om door hem even ingewerkt te worden voordat ik thuis alleen aan de slag zou gaan. Dit bood mij wat meer handvatten en gaf me ook meer zelfvertrouwen dat ik deze baan gewoon goed ga doen.

Verder heb ik net voordat de nieuwe Coronamaatregelingen ingingen op 13 oktober nog een MT-vergadering gehad. Heel de dag heb ik deze mogen bijwonen, wat voor mij meteen de ins en outs gaf binnen de organisatie en waardoor ik weer een aantal collega's in levende lijven mocht ontmoeten. Daarna was het echt afgelopen en sindsdien heb ik alleen nog maar vanuit huis gewerkt. 

Collega's ontmoeten via Teams

Doordat ik alleen maar vanuit huis werk, is de ontmoeting met collega's natuurlijk anders. Waar je normaal even een kantoor binnen wandelt, aansluit bij een fysiek overleg, direct vragen stelt of meteen met elkaar moet samenwerken, moest ik nu zelf initiatief nemen om collega's te leren kennen. Wat ik heb gedaan is via Teams 1 op 1 meetings inplannen met alle collega's van de afdeling waarbinnen ik werk. Ik plande minimaal een uur in, zodat ik een goed gesprek kan voeren met iemand en diegene ook echt kan leren kennen. Juist in deze tijd vind ik persoonlijk contact op het werk belangrijk. Ik merkte dat de meeste collega's hier enthousiast op reageerden en ook echt een uur tijd voor mij vrij maakten om mij te leren kennen en om zichzelf voor te stellen. 

Uit die meetings kwamen echt hele leuke gesprekken. Ik merkte dat juist door het thuiswerken mensen meer behoefte hadden aan contact en daarom ook graag met mij in gesprek wilden gaan. Ik leerde collega's al vrij snel kennen. Stiekem maakte ik ook aantekeningen van elk gesprek, zodat ik exact weet welke functies mijn collega's uitvoeren en zodat ik wat persoonlijke dingen onthoud waar ik in een volgend gesprek nog naar kan vragen. Interesse, tijd maken en goed luisteren werkten voor mij enorm om te landen binnen het team en de organisatie. 

Daarnaast sloot ik, waar mogelijk, altijd aan bij online overleggen van de afdelingen, om zo veel mogelijk informatie mee te krijgen en om mijzelf zo goed mogelijk te laten zien aan de andere medewerkers. Zo weten zij dat ik er nu ook werk, dat ze mij opdrachten kunnen geven waar ik beleid voor moet maken en ben ik niet die onbekende nieuweling die zo weinig van zich laat horen. 

Nu ben ik bijna 3 maanden verder en voel ik mij, doordat ik dit soort meetings heb georganiseerd en mezelf heb opgedrongen deel te nemen aan overleg, echt een onderdeel van de organisatie. Mensen weten mij te vinden, stellen mij vragen, betrekken mij bij veel zaken en vragen ook naar mijn persoonlijke leven. Ik kan het iedereen aanraden om het op deze manier aan te pakken als je thuis aan een nieuwe baan begint. Laat jezelf zien en geef persoonlijke aandacht aan je collega's! 

Het thuiskantoor 

Op zich heb ik zelf niet zo veel moeite met thuiswerken. Mijn kamer is al een soort thuiskantoor. Al vanuit mijn studie zat ik regelmatig aan dit bureau papers en scripties te schrijven en heb ik mij suf geleerd op tentamens. Nu met mijn nieuwe baan is dit ook niet anders. Acht uur per dag zit ik aan dit bureau. Ik kan mij prima concentreren en mijzelf afsluiten van de wereld. Sterker nog, ik denk zelfs dat ik op mijn thuiskantoor productiever ben dan bijvoorbeeld in de kantoortuin op ons hoofdkantoor. Al die geluiden en constante vragen zijn ook niet alles. Soms mis ik het wel om fysiek naar kantoor te gaan. Je kan net wat sneller schakelen, de communicatie loopt wat vlotter en het is natuurlijk wel gezelliger om fysiek met je collega te spreken dan via een scherm. Maar al met al stoor ik mij er totaal niet aan. Ik heb geen reistijd op deze manier, ik kan zelf wat meer mijn dag indelen en ik kan mij goed concentreren. Het thuiskantoor vind ik zo slecht nog niet, het is alleen belangrijk dat ik de verbinding met mensen blijf zoeken. 

Vastlopen 

Als nieuweling weet je nog lang niet alles. Je krijgt wat werkzaamheden mee, maar begeleiding vanuit de organisatie is er niet zo veel dan wanneer je op kantoor zou zitten. Ik ben veel op mezelf aangewezen. Persoonlijk ben ik gelukkig erg ondernemend en zelfstandig, dat zit wel goed. Alleen soms kan ik ook wel eens vastlopen in een opdracht. Normaal kun je op kantoor meteen hulp vragen, nu moet ik daar een aparte afspraak voor inplannen. Daardoor kan het soms zijn dat ik twee tot drie dagen niet vooruit kan met mijn werk, omdat ik op die ene afspraak zit te wachten die mij verder moet helpen in mijn proces. Dat is voor mij heel frustrerend, want ik hou van doorpakken. Gelukkig werk ik in een organisatie die er begrip voor heeft dat processen nu trager verlopen en werd er voor Corona al niet met hele strakke deadlines gewerkt op mijn afdeling. Voor mij persoonlijk is het dus meer een issue als ik vastloop dan voor de organisatie. Er is uiteindelijk wel altijd hulp en tot nu toe ben ik altijd weer verder gekomen. 

Grenzen aangeven 

Net als alle andere thuiswerkers, vervaagt voor mij de grens tussen werk en privé. Het is onwijs verleidelijk om 's ochtends langer in je bed te blijven liggen of om in de avonduurtjes nog even wat extra werk af te maken of om vooruit te werken. Grenzen aangeven is iets waar ik soms nog wel wat moeite mee heb. Ik wil veel, ik wil het perfect en ik wil het vooral volgens afspraak binnen de gestelde deadline. Ook voor mij is het daarom verleidelijk om na een werkdag van 8 uur nog even wat uurtjes extra te draaien (want ik heb nu toch geen reistijd). Mijn leidinggevende gaf al vrij snel aan dat dat niet de bedoeling is en dat ik goed mijn grenzen moet aangeven. In mijn organisatie zijn stress en burn-outs de grootste reden van verzuim onder medewerkers en dat willen we natuurlijk voorkomen. Van mijzelf weet ik dat ik daar ook gevoelig voor ben.

Om die reden heb ik ook met mezelf de afspraak dat ik maximaal 8 uur mag draaien en wat niet lukt, komt morgen wel weer. Mijn leidinggevende is daar zelf heel erg flexibel in en zal mij ook niet op mijn kop tikken. Het scheelt ook dat mijn leidinggevende vindt dat ik zelf mijn werkdag mag indelen. Als ik om 6 uur in de ochtend wil starten, zodat ik de hele middag voor mezelf heb, is dat helemaal prima. Ook als ik in de avond wat uren wil maken en in de ochtend of middag even niks wil doen, is voor hem ook allemaal best. Zo lang ik maar mijn werk goed doe, andere collega's niet in de weg zit met deze planning en kwaliteit levert. Dan maakt het mijn leidinggevende niks uit wanneer het werk wordt gedaan, als het maar wordt gedaan. Ook dat biedt meer rust om mijn grenzen aan te geven en om mezelf niet slagen in de rondte te gaan werken om het maar voor elkaar te boksen. 

Mijn belangrijkste advies voor vanuit huis starten aan je nieuwe baan 

Samenvattend is dus mijn belangrijkste advies om tijdens je nieuwe baan vanuit huis veel contact te leggen met collega's door digitale meetings in te plannen of ze te bellen. Mailen en appen kan ook, maar dat is toch wat meer op vlakkig contact en een stuk minder persoonlijk. Daarnaast is het fijn om voor jezelf duidelijke tijdplanningen te maken, zodat je niet over je grenzen heen gaan en je niet te veel afwijkt van je aantal werkuren per dag. Zoek hulp als het nodig is en schroom niet om vragen te stellen. De meeste mensen vinden dat echt helemaal niet erg! Assertiviteit is wel iets wat je moet tonen. Voor mij is dat ook niet altijd even makkelijk als introvert persoon, maar ik merk wel dat ik er ver mee kom! Mocht je het thuiswerken en connectie vinden echt lastig vinden, dan zou ik dit bespreken met je leidinggevende. Zo kunnen jullie samen naar een goede oplossing zoeken.

Ik ben vooral dankbaar dat ik in deze tijd überhaupt een baan heb gevonden en ook nog eens een toffe baan! Ook al is de situatie niet optimaal, thuiswerken heeft echt grote voordelen. Ook als nieuweling kan ik prima mijn weg vinden. Het maakt mij daarom ook helemaal niet uit dat ik thuiswerk. Zolang ik mijn werk maar leuk vind en er voldoening uithaal, kan ik dit wel heel lang volhouden!

Werk jij ook vanuit huis?