Wat doe ik precies op mijn werk?

Al meer dan een jaar werk ik voor mijn huidige werkgever als junior beleidsmedewerker. Echter, ik heb ook een speciaal labeltje als “trainee”, waardoor ik ook taken of projecten mag oppakken die buiten mijn afdeling of functie liggen. Wat zijn mijn dagelijkse werkzaamheden? Aan wat voor soort projecten werk ik en doe ik naast mijn baan ook nog aan nevenactiviteiten voor de organisatie? Ik leg het je allemaal uit in dit artikel.

Beleidswerkzaamheden

Het grootste gedeelte van mijn werk bestaat uit beleidstaken. Ik vorm nieuw beleid voor de organisatie, waarbij ik onderzoek doe naar wet- en regelgeving, maar ook welke wensen en behoeften de organisatie heeft. Zo heb ik laatst een beleidsstuk opgesteld over de manier van werken binnen de Arbo-organisatie. Het vormen van nieuw beleid vraagt naast onderzoek ook een stukje advisering. Ik adviseer de organisatie om iets wel of niet te doen of om een bepaalde route te kiezen. Ik ben de sparringpartner voor het management en voor collega’s van afdelingen waarvoor ik beleid mag opstellen. Naast het vormen van nieuw beleid, herzie ik ook bestaand beleid. Vaak ligt er al beleid klaar, maar is dit verouderd of ontbreken er dingen. Dit corrigeer ik dan of vul ik aan. Tot slot corrigeer ik ook agendaposten en beleidsstukken van andere medewerkers. Ik redigeer de stukken en stuur ze met mijn feedback weer terug naar de schrijver. Ook help ik andere medewerkers met het schrijven van stukken als zij bijvoorbeeld de opbouw of verwoording lastig vinden. Ik ben dus veel aan het schrijven, lezen en onderzoeken in mijn functie. Ik vind vooral de advisering het leukste stuk van beleid vormen, omdat de hoogste lagen van de organisatie vaak mijn adviezen beoordelen en er wel of niet iets mee doen. Meestal worden mijn adviezen opgepakt en dan ben ik ook extra trots! En anders gaan ze weer terug naar de tekentafel, of wat ook voorkomt; ze doen hun eigen zin en negeren mijn adviezen. Even goede vrienden hoor! 

Projecten draaien

Ik draai diverse projecten binnen mijn functie, iets wat ik stiekem nog leuker vind dan bezig zijn met beleid. Toen ik net begon, werkte ik vooral mee als projectondersteuner. Ik voerde diverse taken uit die mij werden opgedragen (bijvoorbeeld het schrijven van een handleiding of het maken van een instructiefilmpje voor ons nieuwe systeem), maakte notulen van overleggen en leverde stukken aan waar de projectleider om vroeg. Ik heb ondersteund bij de implementatie van een nieuw systeem, bij het invoeren van afval scheiden binnen de organisatie en bij de aanbesteding van fitnessapparatuur. Sinds september vorig jaar mocht ik de rol van projectleider op mij nemen. Voor de inhuur van externen wilde mijn organisatie een intermediair die kandidaten voor ons werft en alle administratieve en contractuele afhandelingen op zich neemt. Ik was projectleider bij de aanbesteding en implementatie hiervan. Hier moest ik dus een andere kant van mezelf laten zien: planningen maken en deze ook halen, leiding geven aan de projectleden in de groep, samenwerken met de intermediair om de implementatie zo soepel mogelijk te laten verlopen, discussies voeren met de stuurgroep omtrent het opgestelde beleid en het maken van uitleg- en update filmpjes. Een totaal nieuwe rol, die aardig goed past. Ik hoop dat ik na dit project weer de rol van projectleider op mij mag nemen, want ik krijg de smaak aardig te pakken! 

Projectcoach 

Sinds juni vorig jaar ben ik opgeleid tot projectcoach. Zoals je hierboven kan lezen, past projectmatig werken wel goed bij me, vandaar dat ik mij hier ook op een andere manier mee bezig wilde houden. Ik ben een cursus van drie dagen gaan volgen (inclusief lunch, diner en hotelovernachting) om projectcoach te worden en nu ben ik bevoegd om collega’s in de organisatie te helpen met hun project. Dit kan aan het begin van een project zijn, waarin ik samen met een andere projectcoach een workshop geef om het nog abstracte project vorm te geven en tot in detail uit te werken. De projectgroep focust zich dan op de inhoud, terwijl ik mij als projectcoach focus op de tools om tot die inhoud te komen. Zo zijn een aantal tools: brainstormen, creatief structureren, een risicoanalyse en een krachtenveld analyse (een tool om in kaart te brengen wie allemaal betrokken is bij het project en wat de houding van deze personen is tegenover het project). Dit vind dus aan de start van een project plaats. Ook kan ik als projectcoach in de tussentijd de projectgroep begeleiden als zij vastlopen en kan ik aan het einde van een project helpen met het uitvoeren van een evaluatie om successen vast te stellen, maar ook om leer- en verbeterpunten boven tafel te halen. 

De rol van projectcoach doe ik dus naast mijn standaardwerkzaamheden. Deze voer ik niet dagdagelijkse uit, maar ik besteed er maandelijks een aantal uur van mijn tijd aan. Dat zit vooral in overleg met andere projectcoaches en het geven van de workshops of bieden van begeleiding. Een hele leuke afwisseling. Binnen een project kan ik dus al drie rollen op mij nemen: leider, ondersteuner of begeleider. Elk even leerzaam en uitdagend. 

Traineewerkzaamheden 

Tot slot heb ik al eerder een artikel geschreven over het traineeship dat ik volg. Eerst besteedde ik hier één dag per week aan (ongeveer 8 uur) en inmiddels is dat ongeveer 4 tot 8 uur per maand. Deels omdat ik zelf minder behoefte heb aan de traineeactiviteiten en gewoon druk genoeg ben met mijn reguliere werkzaamheden en deels omdat de traineeactiviteiten door Corona niet doorgingen en er ook geen digitale alternatieven werden georganiseerd. Als ik wel tijd besteed aan het traineeship, volg ik meestal een cursus. Zo heb ik al meerdere cursussen gehad, bijvoorbeeld: EHBO, persoonlijk leiderschap, jezelf profileren en projectmatig creëren. Binnenkort staat een cursus beleidsadvies op de planning. Verder worden er intervisies georganiseerd met de andere trainees waarin we diverse casussen of problemen bespreken die ons bezighouden en hou ik een portfolio bij met daarin mijn persoonlijke ontwikkeling. 

Hoe ziet jouw werk er ongeveer uit?